みなさん、コウタロウです！
私は、今までたくさんの本を読んで、日々、仕事を速く終わらせられないか
考えることが多いです。
仕事が速くなれば、定時で家に帰って家族で夕ごはんを食べれて、その後も
ブログ書いたり、勉強したり、好きなことしたりと有意義な人生が送れること
間違いなしです。
先週から週５日で働き始めましたが残業時間の平均は１時間程度です。
そこで、現在の職場で実践している仕事を効率化するコツをご紹介します！！
【目次】
単語の辞書登録
これは、パソコンを使って仕事をする人限定ですがよく使う単語を
辞書登録しましょう。
例えば、「フリーランスプロジェクト」という仕事に参画することになったと
します。
そうすると、メール、ドキュメント作成などで「フリーランスプロジェクト」と
入力することが多くなります。
そこで”ふ”と打つと「フリーランスプロジェクト」と変換されるよう単語の
辞書登録をするのです。
１回この単語を打つだけで１秒くらいは、時間が短縮されます。
１秒と聞くとそうでもないですが、１０回入力すれば１０秒、１００回入力
すれば１００秒です。
この単語の登録が増えれば増えるほど、短縮する時間も多くなります。
メールのテンプレート化
これも、単語の辞書登録に近い効率化です。
いつものお決まりのメールは無いでしょうか？
例えば
〜〜メール例〜〜
To:
お疲れ様です。おじさんです。
以上です。
〜〜
これも大したことないと思われるかもしれませんが単語の辞書登録と
一緒です。
意外とバカに出来ませんよ。
一日の最初に仕事の段取りを決める
みなさん、朝出社し仕事する時に、「今日１日はAとBとCをしよう」みたいに
ざっくりとは考えるかと思います。
ですが、もう１つ踏み込んでこのA、B、Cをそれぞれ何時間でやるか
段取りしましょう。
例えば
０９時〜１１時 Aをやる
１１時〜１２時 Bをやる
１３時〜１５時 Bをやる（午前中の続き）
１５時〜１７時 Cをやる
このように時間を決めることでダラダラ仕事をすることを防ぐことができます。
仮にAが１１時に終らなかった時に、なぜ終らなかったのか、見積もりが甘かったか
など振り返るキッカケをつくることができます。
この振り返るキッカケこそがまさに効率化です。
次からは、「やり方を少し工夫しよう」とか、「もう少し長い時間にしよう」と
改善されます。
一日の最初に仕事の段取りをすることで、振り返って改善することができるんです。
締め切りを守る
当たり前ですが、仕事には締め切りがあります。
締め切りは人に決められたり、自分で決めたりします。
当然、みなさんはこの締め切りを守ろうと意識されていると思いますが
意識するだけでは駄目です。
必ず守ることを意識し仕事しながら調整します。
例えば、Aの仕事を今日１日で終わらせなければいけないとします。
午前中が終わって全体の３０％しか終らなかっとします。
このままだと定時の１８時にはギリギリだとすると今の仕事のやり方では
終わりません。
ギリギリに仕上げるということはもしかすると間に合わないかもしれない。
突発的に別の仕事を頼まれたり、思った通りうまくいかなかったり。。。
できれば定時の１時間前に終らせるようにするのがおすすめです。
なので午前中で３０％の場合は、上司に今日中に終らないことを報告するか
もっと効率化して１７時には絶対に終わらせるようにするかの２択です。
間違ってもそのまま仕事を続けない。
いつも残業する人はそのまま仕事を続けている人です。
そのようなやり方だといつまでたっても残業体質のままで締め切りを
守れないままになります。
仕事の締め切りを守るためには締め切りの少し前にかならず終らせるように
する。できなければ早めに上司に報告する。
午前中に集中する
これは、人によるかもしれませんが午前中は最も集中力が高い時間帯です。
午前中は、朝起きて時間もたっておらず最もエネルギッシュな時間帯です。
午後は昼ごはん食べて眠くなり、疲れも出てきて頭の回転も遅くなります。
頭を使う仕事、難しい仕事などは午前中に集中してしましょう。
私は、１日の仕事の６割くらいを午前中に終らせるようにしています。
他の人から相談されたりしても急ぎでなければ午後にしてもらい午前中は
集中して作業します。
逆に、会議などあまり頭を使わなくてもよいものは午後に持っていきましょう。
仕事を始める前に考える
さあ、仕事するぞとなったらすぐに仕事を始める方が多いと思います。
ただ、仕事を始める前に数分でいいので効率的に仕事する方法がないか
考えてみて下さい。
いつもやっている仕事だから、やり方はわかっているから、というのは
わかりますが、本当に今までと同じやり方しかないのか、ひょっとしたら
他のやり方があるかもしれません。
何も考えずいつもと同じやり方ではいつもと同じ時間がかかってしまい、その
仕事についてはずっと効率化されません。
数分でいいので仕事を始める前にぜひ考えてみてください。
なにか思いつくかもしれませんよ！！
とにかくやり始める
他の人を見ていると、雑談したり、やろうかな、他の仕事しようかなと
悩んでいる人がいます。
本人は無意識だと思いますが、それだけで５分、１０分くらい使っています。
仕事のために考えるのならいいのですが、ただダラダラするのは時間がもったいない。
すぐやり始めれは、その分仕事も早く終る。
１日あると意外と、ダラダラしている時間が多いものです。
なのですぐやり始める。
詰まったら諦めて先に進める
わからないところでずっと考えて先に進めない人がたまにいます。
考えて先に進むのならいいのですが、先に進まず締め切りも間に合わない。
これは本当最悪です。
仕事は締め切りに間に合わせるのが目的です。
自分一人で誰も頼っていけないことなんてありません。
なんでもかんでも人を頼るのはダメですが、何が目的か考えれば
締め切りを間に合わせるために、わからないところは飛ばして最後まで
やりきり、わからない部分を他の人に頼って解決する。
この方がよっぽと仕事は早く終わります。
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